이메일을 저장하면 읽을 수 있는 사본이 생성됩니다. 유용한 레코드를 생성하는지 여부는 기본 경로가 생략하는 세 가지 세부 사항에 따라 달라집니다.
이 가이드에서는 저장 내용, 누락된 내용, 사본이 실제로 증명하는 내용을 다룹니다.
저장하는 부분
프린터를 선택하는 대신 인쇄한 다음 문서로 저장하세요.
대부분의 메일 클라이언트, 웹메일 인터페이스 및 브라우저에서 작동합니다. 설치할 것도 없고, 업로드할 것도 없으며, 메시지가 컴퓨터를 떠나지 않습니다. 이는 기밀인 경우 중요합니다.
스레드를 먼저 확장하세요.
이것이 바로 사람들을 사로잡는 실패이다.
많은 메일 인터페이스는 스레드의 오래된 메시지를 한 줄 요약으로 축소하고 해당 상태에서 단일 메시지를 인쇄하면 나머지 메시지는 생략될 수 있습니다. 클라이언트가 대화에 대해 모두 인쇄 옵션을 제공하는 경우 이를 사용하십시오.
저장한 사람은 일반적으로 화면에서 전체 스레드를 읽었기 때문에 눈치채지 못합니다.
인쇄하기 전에 모든 메시지를 확장하세요. 스레드가 길면 해당 문서에 의존하기 전에 저장된 문서를 예상한 것과 비교하여 확인하십시오.
무엇이 빠졌나요?
전체 헤더. 라우팅, 정확한 타임스탬프, 인증 결과, 메시지 식별자. 인쇄된 이메일에는 보낸 사람, 받는 사람, 날짜 및 제목이 표시됩니다. 헤더는 증거가 있는 곳입니다.
첨부 파일. 인쇄되지 않습니다. 계약서 없이 첨부된 계약서를 언급하는 저장된 이메일은 몇 달이 지난 후에도 간과하기 쉬운 방식으로 불완전합니다.
형식 충실도. 원격 이미지가 로드되지 않았을 수 있으며 인용된 텍스트가 때때로 이상하게 인쇄됩니다.
| 인쇄된 이메일 | 우편함에 원본 있음 | |
|---|---|---|
| 읽을 수 있음 | 예 | 예 |
| 전체 헤더 | 아니요 | 예 |
| 첨부파일 | 아니요 | 예 |
| 두 번째 타임스탬프 | 아니요 | 예 |
| 변경 가능 | 사소하게 | 당신이 아니라 |
그것이 증명하는 것
저장한 순간 편지함에 무엇이 들어 있었는지 증명합니다.
문서를 편집할 수 있으므로 메시지가 변경되지 않았다는 것을 증명하지는 않습니다. 실제 분쟁이 발생하면 저장된 사본에 대해 이의가 제기될 수 있으며 이에 의존하기 전에 알아두는 것이 좋습니다.
의존하는 것은 적절한 프로세스를 통해 생성된 메일박스와 헤더입니다. 그러니 무엇을 저장하든 원본을 삭제하지 마세요.
실제로 논쟁의 여지가 있는 사항이 있는 경우에는 필요하기 전에 메일 제공업체나 IT 팀에 내보내기 및 보관 프로세스가 무엇인지 문의하세요.
중요한 경우 헤더를 포함하세요.
대부분의 클라이언트는 일반적으로 원본 표시 또는 소스 보기와 같은 옵션 아래에서 전체 헤더를 포함한 원본 메시지를 표시할 수 있습니다.
그것도 저장하세요. 읽을 수 없고 정보가 포함된 부분이므로 비용이 들지 않습니다.
첨부파일 별도
각 첨부 파일을 저장하고 저장된 이메일 옆에 보관한 다음 어떤 첨부 파일이 있었는지 문서에 기록해 두세요.
날짜와 제목을 따서 이름이 지정된 이메일과 첨부 파일이 포함된 폴더는 완전한 기록입니다. 문서 자체는 문서의 절반입니다.
이것이 당신이 하고 있는 일에 가깝다면, 웹페이지를 PDF로 저장하는 방법 및 PDF를 링크로 공유하는 방법에서 양쪽의 사례를 다룹니다.
주소에 넣어두세요
전체 스레드를 확장하고, 문서로 인쇄하고, 첨부 파일을 별도로 저장하고 메모하고, 중요한 경우 전체 헤더를 포함하고, 원본을 편지함에 보관하세요.
그러면 그 사본은 내년에도 누군가가 그것에 대해 물을 때 여전히 유용합니다.